Jak wysłać fakturę KSeF klientowi zagranicznemu

Co wysłać kontrahentowi?

Angielska wizualizacja PDFDokument do wygodnego odczytania przez klienta.

XML KSeFUstrukturyzowane źródło danych; warto zachować je w dokumentacji.

Oficjalny polski PDFMateriał źródłowy i punkt kontroli numeru, linku oraz QR.

W zwykłej komunikacji z klientem najczytelniejszym załącznikiem jest angielska wizualizacja. Zakres wymaganych plików może zależeć od umowy i procesu księgowego odbiorcy, dlatego zapytaj klienta, czy potrzebuje również XML.

Gotowa checklista przed wysłaniem

Sprawdź numer faktury i dane odbiorcy.
Porównaj kwotę, walutę i termin płatności z XML.
Upewnij się, że numer KSeF, link i kod QR są widoczne.
Nie nazywaj wizualizacji nową ani drugą fakturą.
W wiadomości wskaż, że PDF jest angielską wizualizacją dokumentu zarejestrowanego w KSeF.

Źródło urzędowe: Ministerstwo Finansów w oficjalnym FAQ KSeF, odpowiedź nr 32, wskazuje, że wizualizacja może być w innym języku, jeżeli po przetłumaczeniu jest merytorycznie zgodna z XML. Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0.

Przykładowa treść e-maila po angielsku

Subject: Invoice [invoice number]
Hello, please find attached an English-language visualization of our invoice registered in the Polish National e-Invoice System (KSeF). The KSeF record and structured XML remain the authoritative source. Please let me know if your accounting team also requires the XML file.

Czego nie robić

Nie przepisuj kwot i numerów ręcznie do nowego szablonu.
Nie usuwaj informacji pozwalających powiązać PDF z KSeF.
Nie zmieniaj opisu transakcji bez uzgodnienia i kontroli merytorycznej.
Nie wysyłaj plików do przypadkowych translatorów przechowujących dane.

Jeśli faktura jest już wystawiona, przejdź do instrukcji faktura KSeF po angielsku krok po kroku.