Gdzie pobrać oba pliki?
Skorzystaj z Aplikacji Podatnika KSeF udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. Materiały MF opisują pobieranie faktur z listy w formatach PDF, HTML i XML. Wizualizacja PDF zawiera kod QR i link weryfikacyjny. Nie używaj opcji „Drukuj do PDF” w przeglądarce, jeśli możesz pobrać oryginalny plik PDF z aplikacji.
- Wejdź do Aplikacji Podatnika przez oficjalny portal narzędzi KSeF i wybierz środowisko odpowiadające fakturze.
- Zaloguj się i wybierz firmę, dla której masz uprawnienia do tej faktury.
- Na liście faktur wyszukaj właściwy dokument. Sprawdź numer faktury, sprzedawcę, nabywcę i kwotę.
- Zaznacz dokument i w opcji pobierania wybierz XML. Zapisz plik na urządzeniu.
- Dla tego samego dokumentu pobierz również PDF. Zachowaj oba pliki jako parę.
Nazwy i położenie opcji mogą zmieniać się wraz z wersją aplikacji. Przy pobieraniu kilku faktur jednocześnie sprawdź zawartość archiwum i rozpakuj potrzebne pliki przed dodaniem ich do narzędzia.
Źródło: Ministerstwo Finansów, materiał szkoleniowy „Bezpłatne narzędzia KSeF — Aplikacja Podatnika KSeF”, część „Funkcjonalności listy faktur”.
Jakie pliki przyjmuje Angielska Faktura?
| Plik | Wymaganie | Limit |
|---|---|---|
| XML | Faktura w obsługiwanym schemacie FA(3), a nie UPO ani plik HTML. | 10 MB |
| Oficjalna polska wizualizacja tej samej faktury, z numerem KSeF, linkiem i QR. | 25 MB |
Numer faktury nadany przez sprzedawcę i numer KSeF są różnymi identyfikatorami. Sam identyczny fragment nazwy pliku nie potwierdza zgodności dokumentów.
Masz tylko PDF albo tylko XML?
Jeśli masz tylko PDF, pobierz XML z KSeF lub poproś osobę z odpowiednimi uprawnieniami o oba pliki. Jeśli masz tylko XML, pobierz oficjalny PDF tej samej faktury. UPO potwierdza przetworzenie dokumentu; nie zastępuje pliku XML faktury ani jej wizualizacji.
Nie zmieniaj rozszerzenia pliku, aby udawał inny format. Skan, zdjęcie, potwierdzenie transakcji lub wydruk z innego programu mogą nie zawierać elementów potrzebnych do weryfikacji.
Dlaczego pliki są odrzucane?
- Różne dokumenty: pobierz XML i PDF ponownie, zaznaczając tę samą fakturę na liście.
- Nieobsługiwany XML: sprawdź, czy to faktura FA(3). Zmiana nazwy pliku nie zmienia jego struktury.
- Brak numeru KSeF, linku lub QR: pobierz oficjalną wizualizację dokumentu już zarejestrowanego w KSeF.
- Uszkodzony lub za duży plik: pobierz go ponownie i sprawdź limit. Nie usuwaj stron ani elementów weryfikacyjnych w celu zmniejszenia rozmiaru.
Jeżeli poprawna para nadal nie przechodzi kontroli, przekaż nam treść komunikatu przez kontakt z serwisem. Nie musisz dołączać faktury z danymi klienta do pierwszej wiadomości.
Co zrobić po pobraniu plików?
Otwórz narzędzie do angielskiej wizualizacji faktury, dodaj XML i polski PDF, a następnie uruchom konwersję. Pierwszy dokument jest bezpłatny i nie wymaga rejestracji. Stałe etykiety będą po angielsku, a opisy pozycji pozostaną zgodne z XML.
Przed dodaniem plików możesz obejrzeć przykładowy wynik PDF. Po konwersji skorzystaj z checklisty wysyłki do zagranicznego klienta.