Aangielskafaktura.pl
Checklista dla eksportera

Jak wysłać fakturę KSeF klientowi zagranicznemu

Zagraniczny odbiorca może nie korzystać z polskiego KSeF i nie rozumieć polskich etykiet. Wyślij mu czytelny dokument, nie tracąc powiązania z fakturą źródłową.

Aktualizacja: Autor: BIT LAB Andrzej Kwiatkowski

Co wysłać kontrahentowi?

Angielska wizualizacja PDFDokument do wygodnego odczytania przez klienta.
XML KSeFUstrukturyzowane źródło danych; warto zachować je w dokumentacji.
Oficjalny polski PDFMateriał źródłowy i punkt kontroli numeru, linku oraz QR.

W zwykłej komunikacji z klientem najczytelniejszym załącznikiem jest angielska wizualizacja. Zakres wymaganych plików może zależeć od umowy i procesu księgowego odbiorcy, dlatego zapytaj klienta, czy potrzebuje również XML.

Gotowa checklista przed wysłaniem

  1. Sprawdź numer faktury i dane odbiorcy.
  2. Porównaj kwotę, walutę i termin płatności z XML.
  3. Upewnij się, że numer KSeF, link i kod QR są widoczne.
  4. Nie nazywaj wizualizacji nową ani drugą fakturą.
  5. W wiadomości wskaż, że PDF jest angielską wizualizacją dokumentu zarejestrowanego w KSeF.

Źródło urzędowe: Ministerstwo Finansów w oficjalnym FAQ KSeF, odpowiedź nr 32, wskazuje, że wizualizacja może być w innym języku, jeżeli po przetłumaczeniu jest merytorycznie zgodna z XML. Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0.

Przykładowa treść e-maila po angielsku

Uzupełnij pola w nawiasach danymi z faktury, dołącz właściwy PDF i sprawdź adres odbiorcy. Poniższa wiadomość służy przekazaniu dokumentu; nie potwierdza otrzymania zapłaty.

Subject: Invoice [invoice number] — [seller name]

Hello [name],

Please find attached an English-language visualization of invoice [invoice number], registered in the Polish National e-Invoice System (KSeF).

Amount due: [amount and currency]
Payment due date: [due date shown on the invoice]

The PDF includes the KSeF reference and a QR code for verification. The invoice data comes from the structured XML registered in KSeF. Please let me know if your accounting team also needs the XML file.

Kind regards,
[your name and company]

Po polsku: w załączeniu przekazujesz angielską wizualizację wskazanej faktury, podajesz kwotę i termin ze źródła oraz informujesz o numerze KSeF, QR i możliwości przekazania XML. Jeśli na fakturze nie ma terminu płatności, usuń tę linię zamiast dopisywać datę.

Czy klient musi mieć konto w KSeF?

Ministerstwo Finansów w odpowiedzi nr 36 oficjalnego FAQ opisuje przekazanie faktury zagranicznemu odbiorcy poza KSeF w uzgodniony sposób, na przykład jako PDF e-mailem. Taka wizualizacja powinna zachować QR umożliwiający weryfikację. Uzgodnij z odbiorcą adres i format dokumentu, zamiast zakładać, że pobierze go z polskiej aplikacji.

Gdy nie masz jeszcze plików, skorzystaj z instrukcji pobrania XML i PDF. Znaczenie pól total due i due date wyjaśnia słownik faktury po angielsku.

Czego nie robić

  • Nie przepisuj kwot i numerów ręcznie do nowego szablonu.
  • Nie usuwaj informacji pozwalających powiązać PDF z KSeF.
  • Nie zmieniaj opisu transakcji bez uzgodnienia i kontroli merytorycznej.
  • Nie wysyłaj plików do przypadkowych translatorów przechowujących dane.

Jeśli faktura jest już wystawiona, przejdź do instrukcji faktura KSeF po angielsku krok po kroku.